Как перейти с UDS или другого сервиса лояльности без потери баллов клиентов

Менять сервис лояльности страшно по одной причине: у клиентов накоплены баллы, и терять их никто не хочет — ни клиенты, ни вы. Но баллы переезжают вместе с клиентами. Разберём, как перейти в Анкору с UDS, Passteam, Teyca или любого другого сервиса: что выгрузить, как перенести балансы и как клиенты получат новую карту, не регистрируясь заново.

Что переносится

• Клиенты. Главное — телефон: по нему клиент потом входит в свою карту. Имя, email и дату рождения переносим, если они есть в таблице.
• Балансы баллов и кэшбека. Переезжают как есть. Для перенесённых бонусов можно задать свой срок сгорания — например, тот же, что действовал в старом сервисе.
• Уровень клиента. Уровни кэшбека, баллов и скидки считаются по сумме покупок, а её перенос через поддержку не входит. Если уровни важны, выставьте сумму покупок вручную: владелец — кнопкой «Изменить сумму покупок» в карточке клиента в кабинете, кассир — с отдельным правом, о нём ниже. Бонусы при этом не начисляются.

Историю отдельных покупок не переносим: в карте клиент увидит одну строку с перенесённым балансом. Приветственный бонус перенесённым картам не начисляется — ни при переносе, ни когда клиент установит карту: иначе вышло бы, что вы дарите подарок за регистрацию тем, кто давно с вами. Уведомлений при переносе клиенты тоже не получают — о новой карте вы сообщите им сами, когда всё будет готово.

Где взять выгрузку

Нужна таблица, где в каждой строке один клиент: телефон, имя и баланс. Как выгрузить базу из конкретного сервиса, подскажет его поддержка — у разных сервисов это устроено по-разному, и обещать за них мы не будем.

Если выгрузки нет, телефоны и имена клиентов обычно находятся в кассе, CRM или онлайн-записи. Тогда переносим базу без балансов, а балансы кассир выставит при первом визите клиента — как это сделать, ниже.

Как перейти: пять шагов

1. Настройте программу в Анкоре

Зарегистрируйтесь — первые 7 дней бесплатно, банковская карта не нужна — и повторите правила старой программы: те же механики, те же проценты, тот же срок сгорания. Для клиента тогда ничего не изменится, кроме самой карты. Если правила давно хотелось поправить, переход — удобный момент: как подобрать механику, разобрано в гайде «Штампы, баллы, кэшбек или скидки: какую механику выбрать», а процент начисления удобно посчитать от маржи.

2. Выберите день переключения

С этого дня бонусы начисляются только в Анкоре. Вечером накануне, после закрытия, остановите начисления в старом сервисе и выгрузите базу — тогда балансы в таблице будут окончательными. Если продолжать начислять в старом сервисе после выгрузки, эти бонусы придётся переносить отдельно, и кто-то из клиентов обязательно запутается.

3. Пришлите таблицу в поддержку

Отправьте её на support@ankora.pro или в Telegram @ankora_support_bot и напишите, нужен ли срок сгорания перенесённых бонусов. Загрузки файла в кабинете нет — перенос делаем мы. Когда он закончится, клиенты с балансами появятся в разделе «Клиенты»: найдите пару знакомых и сверьте цифры со старым сервисом.

4. Дайте клиентам ссылку на их карту

Регистрироваться заново перенесённому клиенту не нужно: карта с его балансом уже есть, остаётся в неё войти. Удобнее всего — в разделе «Настройки» включить «Вход в карту без кода». Появится секретная ссылка: клиент открывает её, вводит номер телефона, на который оформлена карта, и сразу попадает в свою карту с перенесённым балансом. Оттуда карта добавляется в Apple Wallet или Google Wallet.

Ссылку отправьте через старый сервис, пока он работает, в мессенджерах, поставьте QR-кодом на стойке. На сайт и в открытые соцсети её не выкладывайте: по ссылке и номеру телефона можно открыть чужую карту. Если ссылка утекла, кнопка «Перевыпустить ссылку» сделает старую недействительной.

Отдельному клиенту можно отправить личную «Ссылку восстановления» из его карточки в кабинете — она действует 7 дней. А если клиент откроет обычную ссылку-приглашение и введёт свой телефон, страница скажет: «У вас уже есть карта этой программы» — и предложит «Войти в свою карту» по коду от администратора.

При первом входе клиент подтверждает согласие на обработку персональных данных — без него карта не откроется, а согласие на рекламные рассылки он даёт отдельно, по желанию. Оператор персональных данных клиентов — ваш бизнес, Анкора обрабатывает их по вашему поручению: это записано в разделе 6.1 оферты.

5. Встречайте клиентов на кассе

Кто пришёл со старой картой, того кассир находит в своём приложении по телефону — поиск принимает «Номер карты, телефон, email или имя». Если клиент ещё не добавил новую карту, кассир выдаёт «Код входа в карту»: клиент входит по нему у кассы и сразу сохраняет карту в кошелёк.

Как раздать карты тем, кто только знакомится с программой, — в гайде о выдаче карт клиентам.

Если выгрузки нет: перенос на кассе

Для небольшой базы балансы можно перенести без таблицы — при первом визите клиента. В разделе «Сотрудники» включите кассиру право «Может устанавливать баланс баллов и кэшбека (для переноса клиентов)». Клиент получает новую карту по обычной ссылке и показывает старую с балансом, а кассир в строке «Баллы» или «Кэшбек» нажимает «Установить», вводит новый баланс и причину — например, «перенос со старой программы».

Чтобы клиент остался на своём уровне, нужно ещё одно право: «Может менять сумму покупок клиента (для перевода на другой уровень кэшбека без начисления бонусов)». Кассир вводит сумму покупок кнопкой «Изменить (для смены уровня кэшбека)», бонусы при этом не начисляются.

Оба права по умолчанию выключены. Давайте их тем, кому доверяете, и выключите, когда перенос закончится: каждое изменение баланса записывается в журнал операций с именем сотрудника.

Переходный период: как не запутать клиентов

• Предупредите заранее. Фраза вроде «С 1 ноября бонусы копятся в новой карте, баланс уже перенесён» — в старом сервисе, в соцсетях и на табличке у кассы.
• Начисляйте только в одной системе. Две карты в телефоне первые недели — нормально, два баланса — нет.
• Сохраните выгрузку у себя. Она пригодится для сверки, если клиент спросит, сколько у него было.
• Отключайте старый сервис после переноса, когда клиенты уже получили ссылку на новую карту.

В Анкоре база не заперта: на странице «Клиенты» кнопка «Экспорт CSV» присылает на почту таблицу с телефонами, балансами баллов, кэшбека и штампов и суммой покупок. Уйти от нас можно так же спокойно, как прийти.

Что сравнить перед переходом

Чем Анкора отличается по цене и возможностям, разобрано на страницах «Альтернатива UDS», «Альтернатива Passteam» и «Альтернатива Teyca», а все сервисы вместе — в сравнении сервисов карт лояльности: данные взяты с их сайтов, у каждой строки указан источник и дата проверки. Какие вопросы задать любому сервису до оплаты, — в гайде «Как выбрать сервис электронных карт лояльности».